タスク管理をしているのに、仕事が減らない。
リストは埋まっているのに、終わった感覚がない。
もし心当たりがあるなら、問題ははっきりしています。
タスク管理のやり方そのものが間違っています。
タスク管理がうまくいかないのは、性格でも意志でもありません。
ほとんどの場合、管理しすぎていることが原因です。
タスク管理が壊れる人ほど「ちゃんとやろう」としている
タスク管理がうまくいかない人ほど、真面目です。
忘れないように、漏れがないように、きちんと管理しようとします。
しかし、その姿勢こそがタスク管理を壊します。
すべてを管理しようとした瞬間、管理は破綻します。
理由① タスクを登録しすぎている
思いついたことをすべてタスクに入れる。
細かい作業まで漏れなく管理する。
この状態では、タスクリストは「やる気を奪う一覧表」になります。
見るだけで疲れ、開くこと自体がストレスになります。
タスク管理の目的は、忘れないことではありません。
終わらせることです。
だから、重要でないタスクまで管理する必要はありません。
理由② タスクの大きさが揃っていない
「企画を考える」と「メールを1通送る」が
同じリストに並んでいると、進捗は見えなくなります。
終わった感覚が得られず、
「何も進んでいない」という錯覚が生まれます。
タスクは、着手したら止まらずに終われる大きさである必要があります。
理由③ 優先順位を決めずに管理している
タスク管理がうまくいかない人は、
すべてのタスクを同じ重さで扱います。
結果、簡単な作業や緊急なものから手を付け、重要な仕事が後回しになります。
優先順位が曖昧なままでは、タスク管理はただの「作業リスト」です。
理由④ 1日にできる量を見誤っている
タスク管理がうまくいかない人は、1日で終わらせる量を過大評価します。
予定が詰まるほど安心し、終わらないほど自己嫌悪に陥ります。
しかし、人が本気で集中できる重要タスクは、1日に多くても3つが限界です。
理由⑤ タスク管理を「安心のため」に使っている
タスクリストを見て、「これだけ管理しているから大丈夫」と安心する。
この状態では、タスク管理は行動につながりません。
タスク管理は、見て満足するためのものではなく、動くためのものです。
対処法の本質はすべて同じ
ここまでの理由には、共通する本質があります。
それは、足し算で管理しようとしていることです。
タスク管理がうまくいく人は逆です。
最初から、管理する量を減らしています。
タスク管理を立て直すシンプルな方法
やるべきことは複雑ではありません。
今日やる重要タスクを3つ決める。
それ以外は見ない。
終わったら消す。
これだけで、タスク管理は「使える道具」に戻ります。
ツールを変える必要はありません。
考え方を変えるだけです。
今日からやるべきことは1つだけ
今日やるべきことは、たった1つです。
今使っているタスクリストから、重要でないものを半分消してください。
それだけで、タスク管理は一気に軽くなります。
まとめ｜タスク管理がうまくいかない理由は1つ
タスク管理がうまくいかない理由は、管理が甘いからではありません。
管理しすぎているからです。
足す前に、減らす。
この原則を守る限り、タスク管理は必ず機能します。